Excel-tip, díl I.

Autor: Ji?í Luká? <jirilukas(at)supersvet.cz>, Téma: Office, Vydáno dne: 24. 05. 1999

Jednoduchá databáze

Jak jsem ji? minulý pátek ve svém ?tvrte?ním úvodníku p?edeslal, tak se i bohu?el stalo a z d?vod? mé pracovní vytí?enosti (slu?ební cesta) se neuskute?nila týdenní aktualizace na?eho ?asopisu. Jeliko? jsi jsem v?dom svého "p?e?inu" v??i va?emu nenasytnému informa?nímu-chtí?i, jen? nasává nové a nové zprávy jako vyschlá houba, nabízím vám malý "bonbónek" na ut??enou v podob? Excel-tipu.

Jednoduchá databáze

Kdy? se vás n?kdo zeptá: "Pomocí jakého softwarového nástroje se dají shroma??ovat, uchovávat, t?ídit a filtrovat data," tak nemusíte být ani ?ádným po?íta?ovým expertem, abyste mu byl schopen odpov?d?t, ?e na softwarovém trhu existují specializované programy, které nazýváme: databázové programy. Ti zdatn?j?í z vás ur?it? dodají i n?co málo p?íklad? - MS Access, FoxPro, dBASE, InterBase, ...

Já ?íkám: "Ano, máte dozajista pravdu," ale neexistuje zde n?jaký jiný a pokud mo?no celkov? mén? náro?n?j?í zp?sob, jak si z?ídit takovou svou malou osobní ?i firemní databázi, která by disponovala základními t?ídícími a úpravnými mechanizmy? - Mo?ná se budete divit, av?ak já op?t nemohu ?íci nic jiného, ne?-li: "Ano, taková mo?nost zde rozhodn? existuje a její zprovozn?ní a nasazení je otázkou n?kolika málo minut (- za jedné drobné podmínky, a tou jest vlastnictví tabulkového procesoru MS Excel)."

P?edstavme si nyní tedy spole?n?, ?e jste majiteli MS Excelu a chcete si vytvo?it svou malou firemní kartotéku zam?stnanc? s t?mito údaji: P?íjmení, Jméno, Adresa, M?sto, R?, Pohlaví, Funkce. -> Základní postup tvorby takové mini-databáze je toto?ný s postupem vytvá?ení jakékoli jiné excelovské tabulky, co? v praxi znamená, ?e si ?ádek ?íslo 1 vyhradíme pro názvy jednotlivých sloupc? (P?íjmení, Jméno, atd.) a data do (jakoby) tabulky za?neme vkládat od ?ádku ?íslo 2. V ?ádném p?ípad? není na ?kodu, kdy? zvý?íme p?ehlednost a esteti?nost takto námi vytvo?ené "tabulky" zvýrazn?ním prvního ?ádku. Pro správnou funkci na?í databáze v?ak musíme je?t? vyplnit první datový ?ádek (tedy ?ádek ?íslo dv?).

Pozor! Z d?vod? efektivity budoucího "filtrování" dat vám doporu?uji promyslet si a sjednotit názvy jednotlivých toto?ných funkcí a definice pohlaví. - Je tedy neefektivní nap?íklad pou?ívat pro specifikaci mu?ského pohlaví dv? a více ozna?ení: mu?, mu?ské, d?chodce, mladík, ... (Pozn.: Nejv?t?í pozornost v?nujte zamezení chyb pramenících ze sklo?ování).

Jestli?e ji? máte zadaný první datový ?ádek, m??ete vesele zapomenout na to, ?e se nalézáte v tabulkovém procesoru a naopak si m??ete za?ít myslet, ?e se nacházíte v jednoduchém databázovém softwaru. A jak je to mo?né? - Uvidíte.

Klikn?te kurzorem my?i do prostoru va?í tabulky a vyberte polo?ku Data v základním menu MS Excelu. V následovn? rozbaleném sub-menu se vám nabízejí základní pracovní mo?nosti (Se?adit = vzestupné a sestupné t?íd?ní dat podle r?zných kritérií, Filtr = filtrování dat, Formulá? = formulá? pro p?idání nové, odstran?ní stávající, ... polo?ky, atd.) s va?í jednoduchou databází. - Mezi nejd?le?it?j?í funkce pot?ebné pro obsluhu této databáze pat?í fce: Formulá?, Se?adit a Filtr (zevrubný popis viz vý?e).

Asi nejslo?it?j?ím nástrojem z hlediska ovládání je fce Filtr. - Zde vám v?ele doporu?uji vyu?ívat polo?ku Automatický filtr, jeho? správnou funk?nost obhospoda?uje sám po?íta?, a to velmi dob?e. Pro zp?tný návrat databáze do p?vodního stavu po nap?. n?kolikanásobné filtraci je vhodné pou?ít polo?ku Zobrazit v?e, jen? se nalézá ve stejném sub-menu s polo?kou spou?t?jící Automatický filtr.

P?eji p?íjemné experimentování s jednoducho databází ...




Copyright supersvet.cz, 1998-2005